Déclarer les bénéficiaires effectifs d'une société : pourquoi et comment?

Depuis 2017, il est obligatoire de réaliser une déclaration des bénéficiaires effectifs. Cette formalité, introduite par le parlement européen, s'inscrit dans la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

Quelles sont les sociétés concernées par cette directive ? Comment déclarer les bénéficiaires effectifs ? Et enfin, quel est le coût de cette formalité ?

Origine du registre des bénéficiaires effectifs

Tous les pays de l'espace économique européen ont l'obligation de mettre en place un registre permettant de centraliser et d'identifier les personnes physiques ayant un contrôle sur les sociétés et autres entités juridiques ayant leur siège ou un établissement sur leur territoire.

Le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) est mis en place au titre des articles L.561-46 et suivant du code monétaire et financier.

Quelles sont les entreprises assujetties à cette déclaration ?

En France, toutes les sociétés civiles, agricoles, commerciales et d'exercice libérales ont l'obligation de déclarer les personnes exerçant un pouvoir de contrôle, à l'exception des sociétés cotées.

De même, toute société commerciale étrangère ayant un établissement en France doit se soumettre à cette déclaration.

Qu'est-ce qu'un bénéficiaire effectif ?

Un bénéficiaire effectif est une personne physique exerçant un contrôle direct ou indirect dans une société ou toute autre entité juridique.

Il existe plusieurs façons, pour une personne physique, d'exercer ce contrôle sur une société :

• Elle détient directement ou indirectement, par le biais d'une personne morale par exemple, au moins 25 % du capital de l'entité;

• Elle détient directement ou indirectement, par le biais d'une personne morale par exemple, au moins 25 % des droits de vote de l'entité;

• Elle exerce, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société.

Si le bénéficiaire effectif est difficilement identifiable, c'est le dirigeant de la société ou le représentant légal de la personne morale qui dirige qui est alors désigné comme tel.

En pratique, cela représente généralement les gérants de sociétés à responsabilité limitée, de sociétés civiles et sociétés en nom collectif, les présidents et Directeurs généraux de sociétés par actions simplifiées et du président du directoire de sociétés anonymes à directoire.

Lorsque ces postes sont eux-mêmes occupés par des personnes morales, le bénéficiaire effectif est le ou les personnes physiques qui représentent légalement ces personnes morales.

Quelles sont les démarches à effectuer et quand est-il est nécessaire de les faire ?

Depuis le 1er août 2017, pour toute création d'entreprise, il est obligatoire d'effectuer cette déclaration dans les 15 jours qui suivent la délivrance du récépissé de dépôt au greffe.

En ce qui concerne les sociétés et entités juridiques déjà enregistrées auprès du registre du commerce et des sociétés, elles devaient régulariser la situation auprès du tribunal de commerce au plus tard le 1er avril 2018.

À chaque modification des dirigeants détenant les pouvoir énumérés plus haut, il est obligatoire d'effectuer une nouvelle déclaration. La déclaration doit être effectuée dans les 30 jours qui suivent toute modification.

Comment faire la déclaration ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs exige la transparence de la société concernée et de ses dirigeants.

La société est identifiée par sa dénomination ou raison sociale, sa forme juridique, son siège social, la ville du Greffe où elle est enregistrée et, le cas échéant, son numéro d'identification au RCS, c'est-à-dire son numéro SIREN.

En ce qui concerne les personnes physiques, bénéficiaires effectifs, elles doivent fournir les informations personnelles habituelles, comme les noms et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité et adresse du domicile personnel. Elles ont aussi l'obligation de préciser les modalités du contrôle exercé et la date à laquelle elles sont devenues bénéficiaires effectifs.

A cet effet, il existe différents modèles de documents pour la déclaration des bénéficiaires effectifs, selon le type d'entité juridique concernée, sociétés, GIE et associations, placements collectifs.

A savoir que les informations personnelles suivantes ne sont pas rendues publiques :

• Date et lieu de naissance;
• Adresse personnelle;
• Date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la formalité ?

En cas de non-déclaration ou de déclaration erronée, les sanctions qui en découlent sont pénales.

L'article L.561-49 du code monétaire et financier prévoit ce qui suit :

"Le fait de ne pas déposer au registre du commerce et des sociétés le document relatif au bénéficiaire effectif requis en application du deuxième alinéa de l'article L. 561-46 ou de déposer un document comportant des informations inexactes ou incomplètes est puni de six mois d'emprisonnement et de 7 500 € d'amende"

Les sanctions peuvent aussi prévoir, pour les personnes physiques déclarées coupables, l'interdiction de droit de vote et d'exercer certaines fonctions.

Il existe aussi des sanctions si la personne morale est jugée pénalement responsable. Elle peut avoir a payer une lourde amende, ou être mise sous surveillance judiciaire.

Combien coûte cette formalité ?

Pour cette formalité, le montant TTC est de :

• 23,78 euros pour une première déclaration par une personne morale en cours d'immatriculation;
• 54,58 euros pour une première déclaration par une personne morale déjà immatriculée (régularisation);
• 46,58 euros pour une déclaration modificative.