Où domiciler son entreprise ?

En France, toute entreprise en cours de création a l’obligation d’avoir une adresse pour être immatriculée. Sans domiciliation, la société ne peut pas exister.

Cette adresse est appelée siège social pour les sociétés. On y trouve généralement les départements administratif et juridique. Dans le cas des entreprises individuelles, le terme établissement principal est préféré à celui de siège social.

Il n’est pas nécessaire d’avoir ses propres locaux pour domicilier son entreprise. Tout dépend des besoins immédiats, des prévisions de croissance, etc. Nous allons voir ici les différentes possibilités de domiciliation afin que vous puissiez vous faire un avis sur ce qui pourrait répondre au mieux à vos besoins.

Siège social au domicile personnel du dirigeant

Tout dirigeant a la possibilité de définir le siège social de sa société à son domicile s’il respecte un minimum de règles

En effet, selon que vous soyez en maison individuelle ou en copropriété, il se peut que vous n’ayez pas l’autorisation d’exercer certaines activités, de stocker du matériel chez vous ou encore de recevoir du public.

Si vous êtes locataire, le bailleur doit être notifié de votre intention de domicilier votre société à votre adresse personnelle. Pour les copropriétaires, il est préférable de prévenir le syndicat de copropriété.

Il est aussi possible que la législation empêche la domiciliation d’une société chez le dirigeant.

Dans certains cas, la domiciliation reste possible, mais pour une durée limitée à 5 ans à compter de la création de la société. Avant la fin de cette période, il faudra informer le greffe du tribunal de commerce du transfert de siège, sans quoi la société risque la radiation d’office. En règle générale, la domiciliation d’une société à l’adresse personnelle du dirigeant ne pose aucun problème, tant qu’elle n’affecte pas le voisinage.

Cette solution est un moyen simple de débuter une activité pour les TPE, car il n’y a que très peu de frais supplémentaires. Il est quand même conseillé de prendre une extension d’assurance pour usage professionnel du domicile.

Le plus gros inconvénient reste de savoir séparer vie privée et vie professionnelle.

Domicilier dans une pépinière d’entreprises

Les pépinières d’entreprises sont spécialisées dans l’accompagnement des sociétés nouvelles. Elles proposent des services mutualisés comme le secrétariat et la mise à disposition de salles de réunion pour des coûts modérés.

Mais l’intérêt principal reste l'accompagnement technique et financier. Elles proposent même des services de Business Angels.

Certaines se spécialisent par secteurs d’activités alors que d’autres restent plus généralistes, ce qui permet, entre autres, de pouvoir interagir et travailler avec les autres occupants. Cela engendre une synergie entre sociétés qui deviennent partenaires, fournisseurs et clients au sein d’une même structure, ou d’un réseau local de pépinières.

Il existe une norme qualité qui concerne les services de base qui définissent une telle structure, la norme NF X 50-770 « Activités des pépinières d’entreprises » : Une structure d'accueil, d'hébergement, d'accompagnement et d'appui aux porteurs de projet et aux créateurs d'entreprise. La pépinière est un outil de développement économique local. Elle offre un soutien au porteur de projet et au créateur d'entreprise jusqu'au développement de l'entreprise, et son insertion dans le tissu économique.

Ces structures sont souvent financées par les collectivités locales, parfois même par l’Etat, et sont souvent gérées par des Universités ou des centres de recherche. C’est le lieu parfait pour les sociétés innovantes, start-up, etc.

Siège dans une société de domiciliation

Il n’est pas toujours possible de domicilier son entreprise chez soi, pour des questions de réglementation ou de confort de vie et de travail. On ne peut pas non plus toujours recevoir les clients ou les fournisseurs chez soi.

D’un autre côté, la location de bureaux peut être très coûteuse.

Heureusement, il existe une alternative. Un certain nombre de sociétés proposent des contrats de domiciliation d’entreprises parmis leurs services. Ces sociétés, appelées sociétés de domiciliation, sont agréées par les préfectures de chaque département.

Les solutions proposées vont de la simple domiciliation (une adresse postale) à la location d’espaces de travail ou de bureaux individuels.

Quelque soit la prestation choisie, la société de domiciliation a le devoir de mettre à disposition de ses clients, un espace permettant aux organes décisionnaires de se réunir, comme le précise l’article L123-11-13 du code de commerce qui fixe les règles en matière de domiciliation de sociétés.

La plupart de ces sociétés sont implantées sur des zones d’activité, dans de grandes agglomérations ou sur des avenues au nom prestigieux. Au-delà du côté pratique, elles offrent donc une adresse qui est valorisante pour votre société. L’adresse du siège social est importante pour vos partenaires, clients ou fournisseurs.

Dans un centre d’affaires

Les centres d’affaires peuvent être assimilés à des sociétés de domiciliation, mais les services qu’ils proposent diffèrent. Tout comme les sociétés de domiciliation, ils se situent généralement dans des endroits stratégiques comme les centre-ville ou les quartiers d’affaires.

Ces centres proposent des bureaux clés en main (mobilier, lignes téléphoniques, internet, etc.) ainsi que des services complémentaires à la carte: services de secrétariat, d'assistance juridique.

Ces services, plus développés que dans les simples sociétés de domiciliations, font forcément grimper les tarifs. Ici, le calcul du coût se fait par poste de travail, alors que le coût d’un local vide se calcule au prix du mètre carré. Les coûts mensuels dans les centres d’affaires peuvent souvent dépasser ceux d’une location d’un bureau vide, mais ils sont moins contraignants. D’un côté, vous êtes bloqués par un bail 3/6/9 pour un bureau vide, d’un autre côté, les centres d’affaires proposent des durées de location plus courtes et des délais de préavis plus souples et négociables.

Domicilier son entreprise dans un centre d'affaires

Avoir ses propres locaux

Lorsqu’une entreprise cherche à s’installer dans ses propres locaux, elle se retrouve presque systématiquement avec un bail commercial classique 3/6/9. C’est un bail qui peut être contraignant pour une société en développement. Une entreprise nouvelle aurait plus intérêt à opter pour un bail précaire, offrant plus de souplesse.

Le bail 3/6/9

C’est le bail classique. Il a une durée minimale de 9 ans. Durée imposée au propriétaire, qui ne peut rompre le contrat prématurément, sans quoi, il aura à payer une indemnité au locataire.

Il tient son nom du fait que le locataire a la possibilité de résilier son contrat à l’expiration de chaque période triennale (tous les trois ans). Cette résiliation ne se fait pas sans contrainte, elle doit être faite 6 mois avant la date anniversaire de la signature du bail, et généralement, par voie d’Huissier.

Le bail précaire

Le bail précaire, appelé aussi bail dérogatoire, est apprécié des sociétés en plein développement. Si elles ont besoin d’augmenter les effectifs et la superficie permettant le bon fonctionnement de l’entreprise, il est préférable d’avoir un bail plus souple sur la durée du contrat et les délais de préavis.

Les locataires peuvent opter pour un bail de 3 ans ou 3 baux d’un an chacun.

Même s’il est vrai que le locataire ne peut pas partir avant la fin du bail - sans quoi il devrait quand même payer les loyers dus jusqu’à la fin du contrat - Il peut se mettre d’accord avec le propriétaire pour inclure une clause dans le bail afin de pouvoir résilier le bail avant expiration.

Par contre, le bail précaire ne peut dépasser 3 ans et, depuis la loi Pinel de 2014, il ne peut plus être renouvelé au-delà de cette période.

Si le locataire décide de rester dans les locaux, il devra signer un bail classique 3/6/9 avec le propriétaire.